1. Start
  2. Dokumenty
  3. Quick File Renamer
  4. Przypadki użycia
  5. Pliki i katalogi na podstawie pliku *.QFL

Pliki i katalogi na podstawie pliku *.QFL

Ta część programu QFR jest znacznie bardziej rozbudowana i pomimo, że może na pierwszy rzut oka wydawać się skomplikowana, to w rzeczywistości jest bardzo prosta w obsłudze. Tutaj największy nacisk jest położony na ułatwienie zadania pracownikom Archiwów Państwowych oraz tych instytucji, które stosują reguły określone w Zarządzeniu Nr 14 NDAP. Chociaż i tu inni mogą znaleźć funkcje do własnych innych potrzeb.

Zakładka ta umożliwia stworzenie zarówno nowej struktury folderów jak i nadanie plikom odpowiednich nazw (powielających strukturę folderów, w której się znajdują) wg. danych dostarczonych z systemu ZoSIA jak i Szukaj w Archiwach (zarówno stara jak i nowa wersja jest obsługiwana) tak aby pliki były tymi, którymi powinny być. Może być też wykorzystana aby w wygodny sposób przenosić pliki między archiwami, zespołami, seriami czy sygnaturami.

Istotnym wymogiem (chociaż też nie do końca, ale o tym niżej) jest aby pliki były podzielone na foldery układające się w odpowiedniej kolejności i zawierały pliki, które również odpowiednio się sortują (np. gdy zawierają licznik z zerami wiodącymi), poza tym nazwy tych katalogów i plików nie mają znaczenia.

QFR umożliwia również rozdzielenie plików na różne archiwa, zespoły, serie sygnatury nawet jeżeli wszystkie te pliki znajdują się w jednym folderze. W takim jednak przypadku użytkownik sam musi wprowadzić ilości plików dla danej sygnatury.

Wczytywanie pliku *.qfl

Informacje odczytane z pliku QFL wczytywane są do tabeli ’TABELI DANYCH QFL’. Dane te są głównym źródłem informacji o generowanych nazwach folderów i plików.

Wcześniej utworzony plik QFL można wczytać za pomocą przycisku ’WCZYTAJ QFL’. Zostanie wywołane okno dialogowe, a użytkownik może wskazać, który plik go interesuje.

Procedura tworzenia pliku QFL została opisana tutaj

Wczytywanie listy plików do przetworzenia

Aby mieć możliwość wygenerowania nowych nazw dla plików i rozdzielenie ich na odpowiednie katalogi należy utworzyć ich listę przez wskazanie folderu lub folderów, z których te pliki mają być odczytane.

UWAGA!!! Aktualna wersja QFR 1.5 pozwala na wczytanie katalogów bez możliwości dodania nowych w późniejszym czasie. Program za każdym razem czyści listę uprzednio wczytanych danych. Należy mieć to na względzie i jeśli to możliwe dodać odrazu wszystkie katalogi, które chcemy przetworzyć. Problem ten zostanie rozwiązany w wersji QFR 1.6

Aby proces segregowania plików w odpowiednią strukturę był jak najbardziej automatyczny dobrze jest gdy pliki kopii wzorcowych są przechowywane w osobnych folderach (podział na sygnatury), które sortują się w odpowiedniej kolejności, ich nazwy mogą być np. kolejnymi liczbami naturalnymi z wiodącymi zerami lub poprostu literami od A do Z. Pliki znajdujące się wtych folderach również sortować się zgodnie z kolejnością.

Foldery z sygnaturami przykład poprawnego ułożenia:

sygnatura, od której digitalizator zaczął skanowanie, np. 458
E:\Skanowanie_Marzec2019\0001\00001.tif 
                              00002.tif
                              00003.tif
                              00004.tif
sygnatura z numerem  po porzedniej sygnaturze, np. 459
E:\Skanowanie_Marzec2019\0002\00001.tif
                              00002.tif
                              00003.tif
                              00004.tif
sygnatura z numerem  po porzedniej sygnaturze, np. 460
E:\Skanowanie_Marzec2019\0003\00001.tif 
                              00002.tif
                              00003.tif
                              00004.tif

Jeżeli dane, nie będą się odpowiednio sortowały, użytkownik będzie musiał sprawdzić czy wczytana wartość z tabeli ’TABELI DANYCH QFL’ (sygnatura) będzie wskazywała na odpowiedni katalog. Program QFR umożliwia w łatwy sposób układanie poszczególnych wierszy w żądanej kolejności. Można to zrobić poprzez przeciągnięcia numeru wiersza w tabeli sygnatur. Dodatkowym ułatwieniem sprawdzania czy dany folder zostanie przypisany do właściwiej sygnatury jest fakt, że QFR podświetla, który wiersz z jednej tabeli odpowiada, któremu z drugiej.

Być może zastanawiasz się dlaczego taki wymóg (tak naprawdę to nie jest to wymogiem ale o tym dalej). Najprostszą odpowiedzią jest

Takie rozwiązanie jest bardzo wygodne, zarówno z punktu widzenia digitalizatora podczas samego skanowania jak i podczas dzielenia swojej pracy na odpowiednią strukturę za pomocą QFR. Szczególnie gdy wykonuje duże ilości skanów. Nie musi tracić czasu na tworzenie całej struktury katalogów dla każdej skanowanej jednostki. Nie musi też martwić się nazwami plików. Oprogramowanie skanerów zapewnia przynajmniej funkcję automatycznego dodawania licznika do skanów, a to zapewni, że pliki będą się sortowały prawidłowo. Digitalizator musi jedynie zapamiętać, który zespół skanował (aby utworzyć sobie odpowiedni plik *.QFL) i od której sygnatury ew. które pominął. To wystarczy. Dzięki takiemu rozwiązaniu program będzie wiedział ile skanów przydzielić do danej sygnatury.

Od autora: Jako autor QFRa i digitalizator mikrofilmów przyznaje, że ta opcja jest najwygodniejsza dla mnie, ponieważ ilości skanów jakie wykonuje jest ogromna i wciągu dnia jestem wstanie zeskanować mnóstwo sygnatur. Zatrzymywanie skanera po każdej sygnaturze jest ogromnie trudne a finalizowanie projektu skanowania ze zmianą struktur wysoce niewygodne i pochłania mi 10 razy więcej czasu niż samo skanowanie. ZDAJE SOBIE SPRAWĘ, że przypadku digitalizacji materiału aktowego jest nieco inaczej, niemniej jednak, myślę, że ta metoda również zwiększy wydajność, a to chyba zawsze na plus 😉

Tak przygotowany zestaw plików i danych umożliwia już, wygenerowanie nowych nazw i struktur. Jeżeli jest taka potrzeba można jeszcze wybrać dysk i/lub katalog nadrzędny (wspólny dla wszystkich plików do przetworzenia). To odbywa się na takich samych zasadch jak w poprzednich zakładkach. Aby stworzyć nową listę nazw plików należy użyć przycisku ’GENERUJ’.

QFR daje również możliwość przewidzenia, jeśli zajdzie taka potrzeba, gdzie powinny znaleźć się pliki metryczek i okładek (dopisek '0000_metryczka', '0000_okladka', '9999_okladka'). Wystarczy, zaznaczyć pole typu checkbox opisane ’PRZEWIDUJ ZNACZNIKI. Oczywiście jest to przypisane na sztywno nadawanie pierwszemu, drugiemu i ostatniemu plikowi w docelowym katalogu odpowiednich nazw i jeżeli te nie zostały w takiej kolejności zeskanowane, lub ustawione w kolejności w katalogu źródłowym nazwa pliku będzie myląca. Ta opcja powinna być wykorzystywana tylko w przypadku gdy digitalizator ma pewność, że te pliki będą posiadały odpowiednią pozycję (licznik) w katalogu. Chociaż i w tym przypadku QFR przychodzi z pomocą. Użytkownik ma możliwość podejrzenia jak wygląda skan. Wystarczy zaznaczyć pole ’PODGLĄD’ i kliknąć/wybrać plik na liście (obojętne czy będzie to lista plików źródłowych czy już tych wygenerowanych). Wyświetli się wtedy okno z wygenerowaną miniaturą tego skanu.

Włączony podgląd skanów

Podobnie jak w przypadku poprzednich zakładek (’Pliki na podstawie katalogów’ i ’Katalogi na podstawie plików’) tutaj QFR również umożliwia zachowanie specjalnych znaczników, jeśli takowe występują w nazwie źródłowego pliku. Służy do tego pole checkbox ’WYKRYJ ZNACZNIKI’. Nazwy znaczników, które mają być zachowane pobierane są z listy, którą użytkownik może swobodnie modyfikować według własnych potrzeb. Należy jedynie pamiętać, że każdy znacznik musi znajdować się w osobnym wierszu.

Dodatkową funkcją tabeli generowanych nazw plików jest możliwość ręcznego ustawienia znaczników specjalnych dla danego pliku. Służą do tego pola checkbox z kolumn opisanych odpowiednimi nazwami dla każdego znacznika. QFR zmieni nazwę danego pliku i odpowiednio przenumeruje resztę plików w danej sygnaturze. QFR na bieżąco informuje do jakiej sygnatury przydzieli plik podświetlając wiersz tej sygnatury w ’TABELI DANYCH QFL'.

Użytkownik może w razie potrzeby dokonać również ręcznie poprawek edytując wartości w komórkach ’TABELI WYGENEROWANYCH PLIKÓW’. W takim przypadku, należy mieć na uwadze fakt, że te poprawki nie są stałe i zostaną usunięte jeżeli użytkownik wykona jakąkolwiek funkcje automatyczną.

Jeżeli użytkownik wstawi więcej niż jeden znacznik specjalny każdy kolejny będzie otrzymywał dodatkową numeracje po znaczniku

999_213_0_1.23_0001_wklejka.tif
999_213_0_1.23_0001_wklejka1.tif
999_213_0_1.23_0001_wklejka2.tif
. . . 
999_213_0_1.23_0001_wklejkaN.tif

Wyjątkiem od tej reguły jest plik metryczki… Co prawda możliwość dodania więcej niż jednej metryczki nie jest zablokowana jednak wtedy pliki z tym znacznikiem będą miały takie same nazwy… dlatego metryczka może być tylko jedna 😉

Rozdzielanie plików na sygnatury, gdy wszystkie pliki znajdują się w jednym folderze

Wcześniej wspomniałem o wymogu aby pliki znajdowały się w osobnych folderach. Nie jest to do końca wymóg, jednak znacząco zwiększa automatyzacje procesu.

Jeżeli zdarzy się sytuacja, że użytkownik będzie musiał podzielić pliki na różne sygnatury, zespoły, archiwa czy serie, a będą one umieszczone wszystkie razem w jednym folderze, QFR również może przyjść z pomocą.

Tak samo jak w przypadku podzielonych na sygnatury plików, należy najpierw wczytać lub utworzyć plik ’*.QFL zawierający odpowiednią listę sygnatur. Jednak po wczytaniu plików do przetworzenia w ’TABELI SYGNATUR’ (prawa górna) pojawi się tylko jeden katalog i będzie odpowiadał pierwszej sygnaturze w ’TABELI DANYCH QFL. Nie o to nam chodzi.

Użytkownik ma jednak możliwość ręcznego utworzenia zawartości tej tabeli tak aby każda sygnatura z QFL miała swój odpowiednik w ’TABELI DANYCH QFL’.

Wystarczy, że wpisze ilość sygnatur w polu tekstowym obok przycisku ’USTAW ILOŚĆ SYGNATUR’ i go użyje. W ten sposób zostanie utworzona odpowiednia ilość wierszy, a użytkownik będzie mógł ręcznie wprowadzić dane w te wiersze do kolumny.

Wartości ilości plików należy wpisywać w kolumnie ’PLIKIjedna pod drugą. Kolumna ’ŚCIEŻKA nie ma w tym przypadku żadnego znaczenia i może pozostać pusta. Należy jednak pamiętać aby żaden z nowo utworzonych wierszy nie został pusty a suma wpisanych wartości odpowiadała sumie plików do przetworzenia. Ilość ta jest zawsze podana w pasku statusu okna programu QFR.

Dane do wpisania użytkownik musi jednak znaleźć sam, niestety nie wszystko można zautomatyzować.

Rozdzielanie plików z jednego folderu na kilka sygnatur
przykład zmiany nazw plikow z pliku qfl – krok po kroku
1. wczytujemy plik qfl

Klikamy przycisk ’WCZYTAJ QFL’. W oknie dialogowym wybieramy plik, który chcemy otworzyć poprzez dwukrotne kliknięcie lub przyciskOTWÓRZ'

2. wczytujemy pliki źródłowe

Wciskając klawisz CTRL można zaznaczyć wiele różnych katalogów, które nie muszą następować jeden po drugim. Możemy wybrać tylko te, które chcemy przetworzyć.

3. Ustawiamy parametry

W tym przypadku zdecydowałem, że chcę aby znaczniki zostały dodane automatycznie do pierwszego, drugiego i ostatniego pliku dla danej sygnatury. Pole checkbox ’PRZEWIDUJ ZNACZNIKI’, ustawiłem również ilość znaków licznika na 4 a jako folder docelowy ustawiłem ’E:\Zmienione_nazwy\’.

 

4. Generujemy nowe nazwy
5. uruchamiamy zmianę nazw

W konsoli ’Log ’pojawiają się informacje o zmianach nazw a pasek na dole

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Czy ten artykuł był przydatny? Tak Nie

Jak możemy pomóc?

Dodaj komentarz